دستور العمل های قوانین و مقررات
دستور العمل های های قوانین و مقررات

دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی

دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی مصوب ۲۷ مهر ۱۳۹۹ شورای اجرایی فناوری

شماره۱/۱۲۴۶۹۷                                                                         ۱۳۹۹/۷/۲۸

کلیه دستگاه‌های اجرایی

با استناد به ماده (۴) قانون وظایف و اختیارات وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات، ماده (۵) اساسنامه شورای اجرایی فناوری اطلاعات و بند “۶” ماده (۳) آیین‌نامه داخلی شورا، و در راستای یکسان‌سازی تولید اسناد و مدارک الکترونیکی و لزوم تدوین دستورالعمل‌های لازم برای ساماندهی این‌گونه اسناد و مدارک، مصوبه شماره دو جلسه هفدهم شورای اجرایی فناوری اطلاعات با عنوان «دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی» برگزارشده در تاریخ ۱۳۹۹/۰۷/۲۲ که طی نامه شماره ۸۴۴۶۰ مورخ ۱۳۹۹/۰۷/۲۴ به تائید رئیس محترم جمهور رسیده است، شامل یک مقدمه سه ماده و یک تبصره به شرح پیوست ابلاغ می‌شود .

شایان‌ذکر است؛ اصل مستندات مصوبه در دبیرخانه شورای اجرایی فناوری اطلاعات نگهداری می‌شود . وزیر ارتباطات و فناوری اطلاعات ـ محمدجواد آذری‌جهرمی

مصوبات شماره دو جلسه هفدهم شورای اجرایی فناوری اطلاعات کشور

« دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی»

مقدمه

شورای اجرایی فناوری اطلاعات در هفدهمین جلسه مورخ ۱۳۹۹/۷/۲۲ بر اساس پیشنهاد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، سازمان اداری و استخدامی کشور و سازمان فناوری اطلاعات ایران و در راستای اجرایی کردن مصوبه سیصد و سی و سومین جلسه شورای اسناد ملی ایران مورخ ۹۷/۵/۶ در خصوص یکسان‌سازی تولید اسناد و مدارک الکترونیکی و لزوم تدوین دستورالعمل‌های لازم برای ساماندهی این‌گونه اسناد و مدارک و در راستای اجرای قانون اسناد ملی ایران مصوب ۱۳۴۹/۲/۱۷ و تبصره ماده یک و شرح وظایف شورا از ماده(۵) قانون مذکور و با عنایت به بخشنامه شماره ۳۸۹۵۱/۲۶۰۹۶۹ مورخ ۱۳۸۸/۱۲/۲۶ در خصوص اسناد الکترونیکی؛ دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی ج.ا.ا به انضمام فراداده های ضروری برای تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد و سوابق اداری، شیوه‌نامه فنی پیاده‌سازی آن‌ را تصویب نمود .

ماده۱ـ تعاریف

اسناد الکترونیکی: به اسنادی اطلاق می‌شود که حاوی اطلاعاتی در مورد فعالیت‌ها و تصمیم‌های دستگاه‌های اجرائی بوده و بر روی رسانه‌های الکترونیکی دریافت، ایجاد، ویرایش ، تبادل و ذخیره می‌شوند .

فراداده‌های اسناد الکترونیکی: عناصر داده‌ای موردنیاز برای توصیف هر سند مانند شناسه یکتا، دستگاه یا فرد تولیدکننده، موضوع، تاریخ، حقوق دسترسی، اطلاعات تعیین تکلیف (موضوع بند الف و ب ماده ۵ قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران)، و مانند آن است که امکان بازیابی، انتقال و نگهداری نظام‌مند اسناد الکترونیکی را فراهم می‌کنند .

داده‌های پایه: داده‌هایی هستند که به‌ عنوان مقادیر معین (مانند ردیف‌های تعیین تکلیف اسناد، اصطلاحات عمومی اداری، انواع طبقه‌بندی اسناد و …) در سامانه‌های اسناد الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند .

شمس: شناسه ملی سند که به‌اختصار شمس نامیده می‌شود، موضوع ماده ۵ بخشنامه شماره ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۳۹۶/۱۲/۱۵ سازمان اداری و استخدامی کشور .

دستگاه‌های اجرایی: دستگاه‌های موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری به‌استثنای دستگاه‌های لایحه اصلاح ماده (۸) قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران .

سازمان: سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران .

سماد: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی است که اصول حاکم بر مدیریت اسناد (دریافت، شناسایی، طبقه‌بندی، نگهداری و تعیین تکلیف، اشاعه و تحویل و راهبری) را منطبق بر استاندارد ۱۶۱۷۵ ISO بر روی اسناد الکترونیکی اعمال می‌کند .

ماده۲ـ اهداف

۱ ـ استانداردسازی فراداده‌های ضروری تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد الکترونیکی و به‌کارگیری آن در سامانه‌های مرتبط در دستگاه‌های اجرایی کشور .

۲ـ تعیین قالب‌های فایل مورد تأیید در تولید اسناد الکترونیکی .

۳ـ اختصاص شناسه ملی سند(شمس) به تمام اسناد الکترونیکی کشور در زمان تولید .

۴ـ اعمال مصوبات شورای اسناد ملی در خصوص امحاء یا انتقال اسناد الکترونیکی به سازمان از زمان تولید این اسناد در سامانه‌های دستگاه‌های اجرایی کشور .

۵ ـ تسهیل و تسریع فرایندهای مربوط به مدیریت اسناد الکترونیکی و تضمین اصالت و اعتبار اسناد الکترونیکی برای بلندمدت قبل از انتقال به آرشیو سازمان .

ماده۳ـ تکالیف دستگاه‌های موضوع مصوبه :

۱ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران

۱ـ۱ تهیه و به‌روزرسانی استاندارد فراداده‌های ضروری اسناد الکترونیکی و شیوه‌نامه فنی پیاده‌سازی آن، اولویت‌های قالب فایل‌های اسناد الکترونیکی، ردیف‌های تعیین تکلیف اسناد و شیوه‌نامه‌ها و راهنماهای کاربردی لازم، حداکثر تا ۵ ماه پس از ابلاغ این مصوبه .

۱ـ۲ پیگیری پیاده‌سازی و استفاده از سامانه‌های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه‌های اجرایی با هماهنگی کارگروه تعامل‌پذیری دولت الکترونیکی و سازمان اداری و استخدامی کشور، حداکثر تا ۱۵ ماه پس از ابلاغ این مصوبه .

  ۱ـ۳ ایجاد و استقرار سماد و برقراری ارتباط برخط آن با سامانه‌های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه‌های اجرایی، حداکثر تا ۱۸ ماه پس از ابلاغ این مصوبه .

  ۱ـ۴ تهیه شیوه‌نامه استاندارد فراداده‌های رایانامه‌های سازمانی دستگاه‌های اجرایی با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات و سازمان اداری و استخدامی کشور حداکثر تا ۶ ماه پس از ابلاغ این مصوبه .

۱ـ ۵ ارائه گواهی‌نامه استاندارد اسناد الکترونیکی با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات حداکثر ظرف مدت ۱ ماه از تاریخ درخواست شرکت تولیدکننده سامانه .

۱ـ۶   تهیه و تدوین اصطلاح‌نامه عمومی اداری و به‌روزرسانی آن حداکثر ظرف مدت ۶ ماه پس از ابلاغ مصوبه .

۲ـ وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات

۲ـ۱ فراهم نمودن زیرساخت‌ها و بستر ارتباطی امن و پایدار برای تبادل اسناد الکترونیکی بین دستگاه‌های اجرایی و سازمان .

۲ـ۲ همکاری با سازمان جهت حصول اطمینان از رعایت معیارها و استاندارد سامانه‌های تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه‌های اجرایی .

۳ـ سازمان اداری و استخدامی کشور

۳ـ۱ ارائه عناوین و شناسه خدمات دستگاه‌های اجرایی به‌منظور استفاده در تدوین اصطلاح‌نامه‌های اداری عمومی و تخصصی .

۳ـ۲ اعلام شناسه یکتای پست سازمانی و شناسه یکتای واحد سازمانی به‌منظور استفاده در ساختار شمس و فراداده‌های ضروری اسناد الکترونیکی .

۳ـ۳ لحاظ نمودن شاخص‌های مرتبط با موضوع این مصوبه به پیشنهاد سازمان در ارزیابی عملکرد سالیانه دستگاه‌های اجرایی .

۳ـ۴ دریافت و بررسی پیشنهادات و تهیه و تدوین پیش‌نویس کلیه مصوبات مربوط به اسناد الکترونیکی با همکاری سازمان و پیگیری تصویب و ابلاغ آن‌ها .

۴ـ سازمان ثبت‌اسناد و املاک کشور

۴ـ۱ ارائه شناسه ملی اشخاص حقوقی برای استفاده در ساختار شمس .

۵ ـ وزارت صنعت، معدن و تجارت :

۵ ـ۱ استقرار و کاربردی شدن امضای الکترونیکی در کلیه تبادلات و اسناد .

۶ ـ دستگاه‌های اجرایی

۶ ـ۱ استفاده از سامانه‌های دارای گواهی‌نامه استاندارد اسناد الکترونیکی حداکثر ظرف مدت یک سال از تاریخ ابلاغ این مصوبه .

۶ ـ۲ انتقال داده‌ها و اسناد الکترونیکی تولیدشده قبل از این مصوبه به سامانه‌های استاندارد حداکثر ظرف مدت یک سال پس از ابلاغ .

تبصره۱ـ سازمان برنامه ‌و بودجه کشور هزینه‌های لازم برای اجرای تکالیف این ماده را در لایحه بودجه سنواتی دستگاه‌های اجرایی پیش‌بینی نماید .

۶ ـ۳ تولید اصطلاح‌نامه اختصاصی در چارچوب شیوه‌نامه‌های استاندارد (۲۵۹۶۴ ISO ) با همکاری سازمان .

۶ ـ۴ استفاده از شمس در تولید اسناد الکترونیکی .

۶ ـ ۵ اتصال به سماد برای تعیین تکلیف و انتقال اسناد الکترونیکی بر اساس قانون اسناد ملی ایران و به‌روزرسانی داده‌های پایه در سامانه‌های خود پس از استانداردسازی، حداکثر ظرف مدت ۲۴ ماه پس از ابلاغ مصوبه .

۶ ـ۶ استفاده از گواهی امضای الکترونیکی در کلیه سامانه‌های تولید اسناد الکترونیکی، حداکثر ظرف مدت ۱۲ ماه پس از ابلاغ مصوبه .

روزنامه رسمی، سال هفتاد و شش، شماره ۲۲۰۲۵، ویژه نامه شماره ۱۳۳۳، چهارشنبه ۷ آبان ۱۳۹۹

امتیاز 1امتیاز 2امتیاز 3امتیاز 4امتیاز 5 (بدون امتیاز)
Loading...

لینک کوتاه مطلب: https://www.ghazavatonline.com/?p=76795


سئوالات مشاوره حقوقی را در «انجمن» مطرح نمایید.


منبع: قضاوت آنلاین؛ پایگاه آموزش حقوق در قالب متن، صوت ، ویدیو، نرم افزار و خدمات مشاوره و وکالت


جستجوگر سایت از میان 1730 مطالب

در باره مدیر

مدیر
تلاش اعضای هیأت تحریریه قضاوت آنلاین بر آن است تا وب سایتی برای آموزش حقوق کاربردی، پاسخگویی به پرسش‌های حقوقی در «انجمن‌های مشاوره حقوقی» و مطالب خواندنی دیگر فراهم‌ گردد.
مطالب بیشتر از من | وب سایت
مشاوره حقوقی رایگان در انجمن

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*

code