دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی

دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی مصوب ۲۷ مهر ۱۳۹۹ شورای اجرایی فناوری

شماره۱/۱۲۴۶۹۷                                                                         ۱۳۹۹/۷/۲۸

کلیه دستگاه‌های اجرایی

با استناد به ماده (۴) قانون وظایف و اختیارات وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات، ماده (۵) اساسنامه شورای اجرایی فناوری اطلاعات و بند “۶” ماده (۳) آیین‌نامه داخلی شورا، و در راستای یکسان‌سازی تولید اسناد و مدارک الکترونیکی و لزوم تدوین دستورالعمل‌های لازم برای ساماندهی این‌گونه اسناد و مدارک، مصوبه شماره دو جلسه هفدهم شورای اجرایی فناوری اطلاعات با عنوان «دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی» برگزارشده در تاریخ ۱۳۹۹/۰۷/۲۲ که طی نامه شماره ۸۴۴۶۰ مورخ ۱۳۹۹/۰۷/۲۴ به تائید رئیس محترم جمهور رسیده است، شامل یک مقدمه سه ماده و یک تبصره به شرح پیوست ابلاغ می‌شود .

شایان‌ذکر است؛ اصل مستندات مصوبه در دبیرخانه شورای اجرایی فناوری اطلاعات نگهداری می‌شود . وزیر ارتباطات و فناوری اطلاعات ـ محمدجواد آذری‌جهرمی

مصوبات شماره دو جلسه هفدهم شورای اجرایی فناوری اطلاعات کشور

« دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی»

مقدمه

شورای اجرایی فناوری اطلاعات در هفدهمین جلسه مورخ ۱۳۹۹/۷/۲۲ بر اساس پیشنهاد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، سازمان اداری و استخدامی کشور و سازمان فناوری اطلاعات ایران و در راستای اجرایی کردن مصوبه سیصد و سی و سومین جلسه شورای اسناد ملی ایران مورخ ۹۷/۵/۶ در خصوص یکسان‌سازی تولید اسناد و مدارک الکترونیکی و لزوم تدوین دستورالعمل‌های لازم برای ساماندهی این‌گونه اسناد و مدارک و در راستای اجرای قانون اسناد ملی ایران مصوب ۱۳۴۹/۲/۱۷ و تبصره ماده یک و شرح وظایف شورا از ماده(۵) قانون مذکور و با عنایت به بخشنامه شماره ۳۸۹۵۱/۲۶۰۹۶۹ مورخ ۱۳۸۸/۱۲/۲۶ در خصوص اسناد الکترونیکی؛ دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی ج.ا.ا به انضمام فراداده های ضروری برای تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد و سوابق اداری، شیوه‌نامه فنی پیاده‌سازی آن‌ را تصویب نمود .

ماده۱ـ تعاریف

اسناد الکترونیکی: به اسنادی اطلاق می‌شود که حاوی اطلاعاتی در مورد فعالیت‌ها و تصمیم‌های دستگاه‌های اجرائی بوده و بر روی رسانه‌های الکترونیکی دریافت، ایجاد، ویرایش ، تبادل و ذخیره می‌شوند .

فراداده‌های اسناد الکترونیکی: عناصر داده‌ای موردنیاز برای توصیف هر سند مانند شناسه یکتا، دستگاه یا فرد تولیدکننده، موضوع، تاریخ، حقوق دسترسی، اطلاعات تعیین تکلیف (موضوع بند الف و ب ماده ۵ قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران)، و مانند آن است که امکان بازیابی، انتقال و نگهداری نظام‌مند اسناد الکترونیکی را فراهم می‌کنند .

داده‌های پایه: داده‌هایی هستند که به‌ عنوان مقادیر معین (مانند ردیف‌های تعیین تکلیف اسناد، اصطلاحات عمومی اداری، انواع طبقه‌بندی اسناد و …) در سامانه‌های اسناد الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند .

شمس: شناسه ملی سند که به‌اختصار شمس نامیده می‌شود، موضوع ماده ۵ بخشنامه شماره ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۳۹۶/۱۲/۱۵ سازمان اداری و استخدامی کشور .

دستگاه‌های اجرایی: دستگاه‌های موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری به‌استثنای دستگاه‌های لایحه اصلاح ماده (۸) قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران .

سازمان: سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران .

سماد: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی است که اصول حاکم بر مدیریت اسناد (دریافت، شناسایی، طبقه‌بندی، نگهداری و تعیین تکلیف، اشاعه و تحویل و راهبری) را منطبق بر استاندارد ۱۶۱۷۵ ISO بر روی اسناد الکترونیکی اعمال می‌کند .

ماده۲ـ اهداف

۱ ـ استانداردسازی فراداده‌های ضروری تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد الکترونیکی و به‌کارگیری آن در سامانه‌های مرتبط در دستگاه‌های اجرایی کشور .

۲ـ تعیین قالب‌های فایل مورد تأیید در تولید اسناد الکترونیکی .

۳ـ اختصاص شناسه ملی سند(شمس) به تمام اسناد الکترونیکی کشور در زمان تولید .

۴ـ اعمال مصوبات شورای اسناد ملی در خصوص امحاء یا انتقال اسناد الکترونیکی به سازمان از زمان تولید این اسناد در سامانه‌های دستگاه‌های اجرایی کشور .

۵ ـ تسهیل و تسریع فرایندهای مربوط به مدیریت اسناد الکترونیکی و تضمین اصالت و اعتبار اسناد الکترونیکی برای بلندمدت قبل از انتقال به آرشیو سازمان .

ماده۳ـ تکالیف دستگاه‌های موضوع مصوبه :

۱ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران

۱ـ۱ تهیه و به‌روزرسانی استاندارد فراداده‌های ضروری اسناد الکترونیکی و شیوه‌نامه فنی پیاده‌سازی آن، اولویت‌های قالب فایل‌های اسناد الکترونیکی، ردیف‌های تعیین تکلیف اسناد و شیوه‌نامه‌ها و راهنماهای کاربردی لازم، حداکثر تا ۵ ماه پس از ابلاغ این مصوبه .

۱ـ۲ پیگیری پیاده‌سازی و استفاده از سامانه‌های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه‌های اجرایی با هماهنگی کارگروه تعامل‌پذیری دولت الکترونیکی و سازمان اداری و استخدامی کشور، حداکثر تا ۱۵ ماه پس از ابلاغ این مصوبه .

  ۱ـ۳ ایجاد و استقرار سماد و برقراری ارتباط برخط آن با سامانه‌های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه‌های اجرایی، حداکثر تا ۱۸ ماه پس از ابلاغ این مصوبه .

  ۱ـ۴ تهیه شیوه‌نامه استاندارد فراداده‌های رایانامه‌های سازمانی دستگاه‌های اجرایی با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات و سازمان اداری و استخدامی کشور حداکثر تا ۶ ماه پس از ابلاغ این مصوبه .

۱ـ ۵ ارائه گواهی‌نامه استاندارد اسناد الکترونیکی با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات حداکثر ظرف مدت ۱ ماه از تاریخ درخواست شرکت تولیدکننده سامانه .

۱ـ۶   تهیه و تدوین اصطلاح‌نامه عمومی اداری و به‌روزرسانی آن حداکثر ظرف مدت ۶ ماه پس از ابلاغ مصوبه .

۲ـ وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات

۲ـ۱ فراهم نمودن زیرساخت‌ها و بستر ارتباطی امن و پایدار برای تبادل اسناد الکترونیکی بین دستگاه‌های اجرایی و سازمان .

۲ـ۲ همکاری با سازمان جهت حصول اطمینان از رعایت معیارها و استاندارد سامانه‌های تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه‌های اجرایی .

۳ـ سازمان اداری و استخدامی کشور

۳ـ۱ ارائه عناوین و شناسه خدمات دستگاه‌های اجرایی به‌منظور استفاده در تدوین اصطلاح‌نامه‌های اداری عمومی و تخصصی .

۳ـ۲ اعلام شناسه یکتای پست سازمانی و شناسه یکتای واحد سازمانی به‌منظور استفاده در ساختار شمس و فراداده‌های ضروری اسناد الکترونیکی .

۳ـ۳ لحاظ نمودن شاخص‌های مرتبط با موضوع این مصوبه به پیشنهاد سازمان در ارزیابی عملکرد سالیانه دستگاه‌های اجرایی .

۳ـ۴ دریافت و بررسی پیشنهادات و تهیه و تدوین پیش‌نویس کلیه مصوبات مربوط به اسناد الکترونیکی با همکاری سازمان و پیگیری تصویب و ابلاغ آن‌ها .

۴ـ سازمان ثبت‌اسناد و املاک کشور

۴ـ۱ ارائه شناسه ملی اشخاص حقوقی برای استفاده در ساختار شمس .

۵ ـ وزارت صنعت، معدن و تجارت :

۵ ـ۱ استقرار و کاربردی شدن امضای الکترونیکی در کلیه تبادلات و اسناد .

۶ ـ دستگاه‌های اجرایی

۶ ـ۱ استفاده از سامانه‌های دارای گواهی‌نامه استاندارد اسناد الکترونیکی حداکثر ظرف مدت یک سال از تاریخ ابلاغ این مصوبه .

۶ ـ۲ انتقال داده‌ها و اسناد الکترونیکی تولیدشده قبل از این مصوبه به سامانه‌های استاندارد حداکثر ظرف مدت یک سال پس از ابلاغ .

تبصره۱ـ سازمان برنامه ‌و بودجه کشور هزینه‌های لازم برای اجرای تکالیف این ماده را در لایحه بودجه سنواتی دستگاه‌های اجرایی پیش‌بینی نماید .

۶ ـ۳ تولید اصطلاح‌نامه اختصاصی در چارچوب شیوه‌نامه‌های استاندارد (۲۵۹۶۴ ISO ) با همکاری سازمان .

۶ ـ۴ استفاده از شمس در تولید اسناد الکترونیکی .

۶ ـ ۵ اتصال به سماد برای تعیین تکلیف و انتقال اسناد الکترونیکی بر اساس قانون اسناد ملی ایران و به‌روزرسانی داده‌های پایه در سامانه‌های خود پس از استانداردسازی، حداکثر ظرف مدت ۲۴ ماه پس از ابلاغ مصوبه .

۶ ـ۶ استفاده از گواهی امضای الکترونیکی در کلیه سامانه‌های تولید اسناد الکترونیکی، حداکثر ظرف مدت ۱۲ ماه پس از ابلاغ مصوبه .

روزنامه رسمی، سال هفتاد و شش، شماره ۲۲۰۲۵، ویژه نامه شماره ۱۳۳۳، چهارشنبه ۷ آبان ۱۳۹۹